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Si l’organisation d’un événement virtuel peut paraître simple au premier abord, celle-ci n’est pas toujours évidente. À travers cet article, vous découvrirez toutes les clés nécessaires en terme d’organisation pour que votre événement virtuel soit un succès.

Qu’est-ce qu’un événement virtuel ?

Lorsqu’on parle d’événement virtuel, cela signifie que la participation à celui-ci se fait par le biais d’une connexion internet. Un événement virtuel permet au public intéressé d’y assister où qu’il soit, dès lors qu’il dispose d’un appareil et d’un débit adapté. Dans la plupart des cas, les participants assistent à l’événement depuis leur ordinateur, un smartphone, une tablette ou même une TV. Aujourd’hui, et grâce aux innovations technologiques, nous allons voir qu’un événement virtuel peut prendre plusieurs formes.

Vous êtes un professionnel et souhaitez utiliser les événements virtuels peuvent dynamiser l’activité de votre entreprise? À la fin de votre lecture, vous aurez une vision globale sur tout ce qu’il faut savoir pour réussir l’organisation de votre événement.

Pourquoi organiser un événement virtuel ?

Organiser un événement virtuel, streaming

Boosté par le Covid-19, l’événement virtuel devient la nouvelle norme de l’événementiel

Bien que les événements virtuels existent depuis de nombreuses années, c’est en 2020 que ces derniers ont connu un véritable tournant. En effet, avec l’arrivée de l’épidémie Covid-19, un grand nombre d’événements ont dû être annulés. Et ce, qu’ils adressent au grand public (événements sportifs, culturels, spectacles), ou aux professionnels (conventions, salons, formations, etc.)

C’est donc pour faire face aux interdictions, aux risques d’annulations et de contaminations, que de nombreux événements se sont peu à peu vu remplacés par des événements virtuels ou hybrides. C’est-à-dire un rendez-vous à la fois physique et virtuel.

Dans ce contexte difficile, ces nouveaux types d’événements ont permis aux professionnels de conserver une certaine proximité avec leur audience. Par la même occasion, ils ont également contribué à la croissance de la présence en ligne des marques et entreprises, Enfin, pour beaucoup d’entreprises, les événements virtuels ont été un véritable accélérateur de leur transition numérique.

Désormais, vous savez ce qui encourage les professionnels à organiser un événement virtuel. Toutefois, nous allons maintenant découvrir qu’au-delà de ces raisons, l’événement virtuel présente de nombreux autres avantages.

Avantages et inconvénients d’un événement virtuel d’entreprise

Les avantages des événements virtuels sont multiples. Toutefois, ces derniers présentent également des inconvénients à prendre en compte en amont de leur mise en place.

Principal inconvénient d’un événement virtuel

Un visiteur passe en moyenne un jour sur un salon professionnel, à hauteur de 15 à 20 minutes par stand. Cela peut s’expliquer parfois par le parcours qui peut lui être ou non imposé. Souvent, le grand nombre d’exposants connus à l’avance permet à un visiteur de composer sa visite comme il le souhaite.

Néanmoins, lors d’un événement virtuel, de nombreux paramètres peuvent venir interférer avec ce taux de rétention. Par exemple, il faut garder en tête que l’organisation des participants est moins beaucoup moins contraignante et plus directe. Par conséquent, s’il est simple de rejoindre un événement virtuel en 2-3 clics, il est encore plus facile de le quitter en un seul!

Pour faire simple, lors d’un événement virtuel, la stratégie éditoriale et toutes les petites interactions qui permettent de conserver l’attention et l’intérêt des participants, doivent être mûrement réfléchies.

Les avantages des événements virtuels

Maintenant que vous connaissez le principal inconvénient des événements virtuels, voyons toutes les bonnes raisons d’organiser un événement virtuel.

  • Créer des expériences sur mesure
  • Lever les contraintes géographiques
  • Réduire les risques
  • Toucher une audience plus large
  • Maitriser son budget
  • Faciliter la création de contenu
  • Obtenir un reporting détaillé

Quels sont les différents types d’événements virtuels ?

Webinaire

Le webinaire désigne une conférence à laquelle les participants communiquent à distance via Internet. Il est issu de la contraction entre les mots séminaire et web. En anglais, « web » et « seminar » devenus « webinar » en un seul mot.

Salon

Un salon virtuel, c’est la numérisation des salons physique tels que nous les connaissons. Les « visiteurs » deviennent alors des « participants ». Et l’objectif est de leur permettre de visiter un salon, comme s’ils y participaient physiquement. À l’instar des salons physiques, ces derniers visent à réunir faire le lien entre des visiteurs et des exposants.

Live streaming (diffusion en direct)

La diffusion en streaming vidéo d’un événement permet d’augmenter sa portée facilement à moindre coût. Une diffusion en direct peut se faire via l’intégration d’un lecteur dans une page web, ou encore directement depuis les réseaux sociaux. En effet, il est par exemple possible de diffuser un événement sur Youtube, Twitter, Facebook ou encore Instagram.

Congrès virtuel

Un congrès virtuel est une réunion virtuelle qui permet à des professionnels d’échanger autour d’une thématique précise définie au préalable.

Événements immersifs

Opter pour l’immersif est le meilleur moyen de rendre un événement mémorable. L’événement immersif repose essentiellement sur des technologies avancées dites de pointes. De nos jours, un événement sera considéré comme étant immersif, dès l’ors qu’il utilise des technologies telles que les hologrammes, la réalité virtuelle ou réalité augmentée. Pour une expérience totalement immersive, il est également possible d’avoir recours à des casques ou lunette VR (réalité virtuelle). Par exemple, pour rejoindre ses collaborateurs dans un metaverse (ainsi que toute autre forme de monde ou environnement virtuel), nouveau créneau de la societé Meta (anciennement Facebook).

Quel événement virtuel choisir pour son entreprise ?

Comme vous l’avez compris, il existe mille et une manière d’organiser un événement virtuel. Une chose est sûre, pour que votre événement soit un succès, plusieurs conditions doivent être réunies. Non seulement le contenu doit être taillé pour l’audience cible. Le dispositif déployé doit aussi être bien pensé et testé en amont.

Vous avez une idée d’événement virtuel, mais ne savez pas par où commencer ? Un expert Meetnoo Events vous recontacte pour en discuter.